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全宗指南
信息来源:档案局 发布时间:2012年12月20日

 

全宗指南是以文章叙述的形式,介绍和揭示档案馆(室)所保存的某一个全宗档案内容和成分及其利用价值的一种材料。全宗指南作用:可使有关的机关、团体和个人了解某一立档单位的历史,全宗的历史,全宗内档案材料的主要内容和成分,为科学研究和工作查考提供所需档案的线索。也能够帮助档案人员熟悉档案内容,更好地开展档案的整理、鉴定、检索、提供利用、编研、对外宣传报导

类型及内容

类型

全宗指南主要有三类:一是机关、团体、企事业单位全宗指南;二是联合全宗指南与档案汇集介绍;三是人物全宗指南。

全宗指南通常由全宗构成者沿革简介、全宗档案的内容与成份及有关辅助材料三部分组成。

内容

1、立档单位和全宗的简要历史。

2、全宗内档案内容和成分的叙述。其叙述方式,一是以档案内容为主线,分设题目进行叙述;一是以组织机构为主线,按机构分别介绍。介绍档案的内容和成分,一般应指明作者、说明的事物、文件名称、制成材料、可靠程度、形成时间、利用价值。

全宗指南的编写

第一部分 全宗构成者沿革简介

简介主要包括:立档单位名称(含更改名称)、组建情况、成立时间;地点、性质、任务、职能、隶属关系、所辖区域;内部组织机构的设置及职能、主要负责人姓名及变化情况;经历的重大事件、执行的特殊任务及机构变化情况等。

第二部分 全宗内档案内容和成份介绍

这部分是全宗指南的核心,直接关系到整个全宗指南的编写质量,编写时应客观、准确、真实、语言简练、文字表达清楚、方便利用。

档案内容和成份介绍主要包括:档案的来源、产生时间、数量;档案的内容、成份、可靠及完整程度;整理、鉴定、利用、编研情况;编制检索工具的种类与用途;档案是否遭受过损失或销毁,受损原因,时间、受损档案的具体内容,数量等。

对联合全宗,应写明划分全宗时所定的综合名称。对档案汇集介绍,则应说明编制汇集的时间、原因、结构、特点。对人物全宗,除要写明人物的姓名、生平、年代、职务、社会地位外,还须揭示人物的社会活动、家庭主要成员、重要社会关系以及档案材料的来源、数量、整理、利用等情况。

介绍的方式一般有以下三种:

①按问题介绍。以档案内容为主线,把档案内容分成若干问题,组成章节体系。每一问题要有确切的题目,题目下介绍属于该题的档案有关内容。主要适合按问题分类整理的全宗。

②按组织机构介绍。以组织机构为主线,把立档单位的组织机构名称作题目,按一定顺序,分别介绍各组织机构的档案情况。主要适合按组织机构分类整理的全宗。

③按档案形成时期介绍。把全宗内的档案按立档单位工作活动的历史阶段立题介绍。主要适合于在不同时期机构、职能有重大变化的立档单位所形成的全宗。

介绍的方法一般有以下三种:

①简要介绍,即只综合、概括性的介绍。这种方法一般适用于不太重要的全宗和不宜公开内容的全宗。

②详细介绍,即对档案内容和案卷逐一作具体介绍。这种方法一般适应于重要的而案卷数量不多的全宗。

③一般与重点介绍相结合的方法,即对有的档案内容及案卷作综合、概括性介绍,对重要的,能反映立档单位主要工作职能活动和有特殊价值的档案内容及案卷作重点详细介绍。这种方法适用于大多数全宗。

第三部分 全宗指南的辅助材料

为便于全宗指南的使用,可编制一些辅助材料,如人名、地名索引,目录、注释,立档单位和全宗历史参考材料目录等。辅助材料的编制应视具体内容而定,需要则编。

全宗指南编制规范

(中华人民共和国行业标准DA/T 14-94 国家档案局 1995612批准, 1995101实施)

           

1 主题内容与适用范围

1.1 本标规定了档案局全宗指南的编制原则、结构和编写细则。

1.2 本标准适用于综合性档案馆,档案室亦可参照执行。

 

2 全宗指南的编制原则

编制全宗指南应客观、准确、真实、语言简练、文字表达清楚。

 

3 全宗指南的结构

全宗指南是向利用者介绍和报道全宗构成者(立档单位)及其所形成档案情况的工具书。由封页、正文、备注三部分组成。其结构形式如下:

封页

正文 a.全宗构成者沿革

     b.全宗内档案情况简介

     c.全宗内档案内容与成分介绍

备注

4 封页项目

封页项目包括:全宗指南名称、时间、全宗号。

4.1 全宗指南名称

4.1.1 全宗指南名称由全宗构成者的名称(全称或通用简称)加“全宗指南”构成。

例:北京市计划委员会全宗指南

4.1.2 中华人民共和国成立前形成的档案在全宗指南名称的书写上应加限定词。

例:1.国民政府教育部全宗指南

    2.民国重庆市民政局全宗指南

    3.民国政府(汪、伪)外交部全宗指南

    4.礼部(清)全宗指南

4.1.3 中华人民共和国成立前的个人全宗,在人名后用圆括号注明所属年代。

例:1.端方(清)全宗指南

    2.蒋中正(民国)全宗指南

   3.冯玉祥(民国)全宗指南

4.2 时间

全宗内档案文件的其止年代,一般采用公元年表示,必要时可使用朝年或其它特殊纪年方式表示,亦可以其一为主,另一为辅,为辅者加圆括号书于为主者正下方。

例:1.1928──1948 (民国十七──三十七年)

    2.光绪三十二年──宣统三年(1906──1911

4.3 全宗号

本全宗指南所对应的全宗的编号

 

5 全宗构成者沿革简介

全宗构成者沿革简介由全宗构成者名称、时间、主要只能、隶属关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等内容组成。

5.1 全宗构成者的名称

5.1.1 全宗构成者的名称按全称书写,通用简称书写在全称后面的圆括号内。

例:中共中央纪律检查委员会(中纪委)

5.1.2 全宗构成者所有曾用名按时间顺序书写在全宗构成者的沿革中。

5.2 时间

全宗构成者沿革应结合时间撰写,和下列内容有关的时间应反映在全宗构成者沿革中.

a.全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤销时间。

b.全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更改、撤销时间。

c.全宗构成者上级主管机关变更时间。

d.其它所有反映全宗构成者重要活动的时间。

5.3 主要职能

5.3.1 全宗构成者的性质特征。

5.3.2 全宗构成者的职权范围。

5.3.3 全宗构成者的主要工作与任务。

5.4 隶属关系

5.4.1 全宗构成者和其上级主管机关的组织关系、业务关系。

5.4.2 全宗构成者和其重要的直属下级机关的组织关系、业务关系。

5.4.3 全宗构成者上级主管机关如有变更,应反映在全宗构成者沿革中。

5.5 全宗构成者负责人名录

全宗构成者正副职负责人姓名、职务、任期时间。

5.6 全宗构成者内部机构的设置及其各历史阶段演变情况。

5.6.1 全宗构成者内部一级机构的名称

5.6.2 全宗构成者内部一级机构正职负责人的姓名、职务、任期时间

5.6.3 全宗构成者内部一级机构的主要职能

5.6.4 全宗构成者内部机构中重要部门的增设、调整、扩大、合并、撤销情况及内部一级机构在各历史阶段的变化情况。

5.7 其它

5.7.1 涉及全宗构成者的重大事件和对全宗构成者产生了重要影响的活动。

5.7.2 全宗构成者改组和撤销的原因。

5.8 个人全宗

个人全宗构成者主要介绍其姓名、别名、生卒年月日、籍贯、职务、职称、主要业绩、荣誉称号及简历。

 

6 全宗内档案情况简介

6.1 档案的数量及保管期限

6.2 档案的完整程度

6.3 档案的利用价值及鉴定情况

6.4 检索工具的配置情况

6.5 档案的整理情况

 

7 全宗内档案内容与成分介绍

7.1 档案内容与成分介绍方式

以文章叙述的形式,按全宗内档案的实际分类体系结合问题介绍。

7.1.1 按组织机构介绍:以组织机构分类的档案全宗,按机构设类目分别介绍。

7.1.2 按问题介绍:以问题分类的档案全宗,按档案内容所反映的问题设类目介绍。

7.1.3 以其它体系分类的档案全宗,应根据该全宗分类的特点结合问题介绍。

7.2 档案内容与成分介绍的一般方法

7.2.1 档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍。

介绍内容包括:

a.反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。

b.反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案。

c.涉及具有全国和国际意义的知名人物、历史事件及具有地方特色和重要科研价值的档案。

d.馆藏年代久远和特殊载体的档案。

7.2.2 需要专门说明的档案按下列方法介绍:

a.指明该档案文件的名称、责任者和文件形成的时间。

b. 列出该档案文件的检索要素。

c.对其档案文件的内容单独介绍。

7.2.3 一般性文件介绍不使用引文,特殊性文件介绍如需使用引文应符合下列条件和原则:

a.引文有助于阐述文件的内容实质。

b.引用原文时不祥细转述文件中叙述的事实和事件。

7.2.4 和全宗构成者活动没有直接关系的上级文件不做介绍,必要时只做简要交代。

7.2.5 控制使用的档案在内容介绍上应从简,并在全宗指南封页上注明“控制使用”字样。

7.2.6 档案内容涉及国家机密应另册介绍,一般只列题名,不做详细介绍,并在封页上注明密级或使用范围。

7.3 人物全宗内容与成分介绍

人物全宗应按全宗构成者的活动特点,结合全宗内档案材料的实际情况撰写,介绍内容包括:

a.个人的传记性档案材料,著作手稿、题词、日记、回忆录。

b.来往信件及公务活动与社会活动中形成的文件。

c.财产状况与经济活动的材料。

d.家庭亲属与主要社会关系的材料。

e.图片、照片、录音、录象材料。

 

8 备注部分

8.1 本全宗指南的编制情况。

8.2 有关全宗内档案的补充说明。                      

8.2.1 全宗指南中需加解释的名词、事件及问题。

8.2.2 全宗指南编制后,全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明。

8.2.3 其它有关问题的说明。

 

全宗指南编制方法.ppt

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