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东城区文书档案案卷质量执行标准(试行)
信息来源:档案局 发布时间:2012年12月19日

根据国家档案局《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》的要求,为进一步强化我区合并后各单位档案业务的标准化、规范化的管理,结合实际情况,特制定本标准。

一、适用范围

本标准适用于本区各机关、团体、企事业单位和其他社会组织。

二、定义

文书档案,又称管理性档案,是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。

三、分类方法

(一)年度——组织机构分类法

此方法适用于内部机构设置相对稳定、分工明确、界限清晰的机关、事业单位。首先将本单位应归档文件的全部文件按照按保管期限进行分类,然后在各保管期限内按年度再进行分类,最后在同一年度内按机构设置进行分类。

(二)年度——问题分类法

此方法适用于不设内部机构的单位。首先立档单位应先按年度分开,然后在每个年度下再按问题进行分类。

四、归档文件的收集

(一)应归档文件范围

根据《北京市机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施细则(试行)》的规定,机关文件材料的归档范围是:

1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。 

2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。

3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料。

4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

(二)归档时间

各单位应在第二年6月底之前立卷归档完毕,并向本单位档案室移交。

五、整理方法

(一)案卷整理原则

1、立卷组合要根据立档单位文件材料的形成规律,保持文件之间的历史联系,区分不同价值,便于保管和利用。

(二)案卷质量要求

1、卷内文件的纸张和字迹材料应使用蓝黑或碳素墨水有利于长久保存的材料,严禁使用圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、铅笔等不耐久材料。

2、案卷厚度:案卷内文件累计不超过100页。

(三)组卷方法

1、保管期限

各立档单位在组合案卷之前,根据本单位编制的归档范围和保管期限表区分应归档文件的保管期限。

机关文书档案的保管期限定为永久、30年、10年。

2、组成案卷

2.1每个立档单位按问题组卷,不按发文字号组卷。组卷的一般原则是“以问题为主,一事一卷(文件装订超过标准时,可以一事数卷)”,即把反映同一个问题、同一项工作、同一起案件、同一次会议、同一个人物等文件在处理过程结束的年度各自分开组卷。

2.2上级来文涉及业务问题的和业务部门的档案一同组卷,涉及综合问题的由办公室负责组卷。

2.3会议文件,根据数量一会一卷或数卷。但是,跨年度的同一会议形成的文件应归入开暮年。

2.4人民来信,按来信反映事件分别组卷。

2.5简报、刊物、按名称一期一卷或数期一卷。

2.6跨年度的规划、计划归入内容针对的第一年。

2.7跨年度的总结、汇报归入内容针对的最后年。

3、排列卷内文件

3.1卷内文件排列要条理系统,使卷内文件成为一个互有联系的有机整体,一般可按重要程度或时间顺序依次排列。

3.2密不可分的文件应依序排列在一起,即带有草稿的印件在前、定稿在后;正件在前、附件在后;正本在前、定稿在后;批复在前、请示在后;转发文在前、被转发文在后;方针政策性文件在前、业务规范性文件在后;上级机关文件在前、本机关和下级机关文件在后;案件的结论及判决性文件在前、依据性材料在后;

3.3案卷各部分的排列格式:

案卷封面—卷内文件目录—文件—备考表—封底

3.4一份文件各个部分的排列顺序为:复制件、文件处理单(发文稿纸、文件承办单或文件催办但等)、正本(正文和附件)、外文本(少数民族文字文本)、定稿。

4、页号的编制

用铅笔书在卷内文件有字迹和图表的画面,一面编一个页号;编号采用阿拉伯数字,从“1”开始流水编制;页号位置在每份文件正面的右上角,背面的左上角,空白页不编号。

5、案卷卷内文件目录、案卷封面、案卷封底和备考表的编制

根据国家档案局《文书档案案卷格式》的要求,本区卷内文件目录、案卷封面、封底和备考表统一采用纸幅面尺寸长宽为297mm×210 mm(即国际标准A4型纸)的规格。

5.1编制卷内文件目录

编制的卷内文件目录放在卷首,其著录项目和填写要求如下:

5.1.1顺序号:以卷内文件排列的先后顺序填写的序号,亦即每份文件的件号。

5.1.2文  号:文件制发机关的发文字号。

5.1.3责任者:对文件内容进行创造负有责任的团体和个人,即文件的署名者。

5.1.4题名:即文件的标题,一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明内容的文件,可自拟标题,并加“[]”号。

5.1.5日期:填写文件的形成时间。填写时可省略“年”、“ 月”“ 日”字。时间模糊不清的文件,要仔细考证,至少精确到年。打印时省略“年”、“月”、“日”字样及间隔符号,以8位阿拉伯数字表示,如“20090730”,不足位补“0”,如“20091200”。

5.1.6页号:卷内文件所在页的编号。填写每一份文件的首页号,最后一份文件要填写起止页号,用“—”符号连接。

5.1.7备注:留待对文件变化时作说明之用。如密级、被转发文号。

5.2编制案卷封面

5.2.1全宗名称:填写立档单位的全称或通用简称。

5.2.2类目名称:全宗内分类方案的第一级类目名称,并应保持分类体系的稳定性。

5.2.3案卷题名:案卷题名,即案卷标题一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简练、明确,一般以50字为宜。

5.2.4时间:卷内文件所属的起止时间。以阿拉伯数字表示,不足位补“0”,如“20091212—20091200”。

5.2.5保管期限:立卷时划定的案卷保管期限,一般由立卷人填写。

5.2.6件、页数:填写装订案卷文件的总件数、页数。

5.2.7归档号:填写文书处理号,一般由立卷人填写。以阿拉伯数字表示。

5.2.8档号的编制:

封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。在档案室阶段不填,移交档案时填写。

5.2.8.1全宗号:档案馆指定给立档单位的编号。

5.2.8.2目录号:全宗内案卷所属目录的编号,在同一全宗内不允许设置重复的案卷目录号。

5.2.8.3案卷号:同一目录内案卷的顺序编号。在同一案卷目录内不允许出现重复的案卷号。案卷号应在案卷排列有序的前提下进行填写,每一本案卷号均从“1”开始流水编制。

5.3备考表

卷内备考表放在卷末,其著录项目和填写要求如下:

5.3.1卷内情况说明:填写归档文件在形成、整理和归档后管理利用过程中的特殊情况以及进馆后的调整变化情况的说明。如卷内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

5.3.2立卷人:完成立卷后,由实际整理归档人员签字。

5.3.3检查人:由案卷质量审核者签名,各部门分散立卷的由档案室工作人员检查签字,集中立卷的由档案室所在部门的领导检查签字。

5.3.4立卷时间:填写案卷组成完毕时间,年、月、日要齐全完整。

6、装订

6.1装订之前,应去除卷内全部金属物,对破损的文件要进行裱糊,装订线左侧有文字的要加边,纸张大于或小于案卷封面的,要按照封面规格进行折叠或裱糊,不符合字迹材料要求的文件应复制。

6.2装订案卷应采用“三孔一线”的手工装订法,装订线应双股,距案卷封面左边15—20mm,左下边对齐装订。

6.3装订后卷内文件不压字、不掉页、无倒装、不影响卷内文件的保管和利用。案卷整齐、结实、美观。

7、案卷目录的编制

7.1案卷目录设置要求:

7.1.1文书档案案卷目录应区别不同保管期限按年度顺序编制。

7.1.2一本目录内登记1000卷左右案卷,但应保持同一年度的案卷在一本目录内。

7.1.3目录号应按照每个立档单位档案室各门类档案目录产生的先后顺序排列,且不能重复。

7.1.4每本目录中案卷号应流水编制,不能重复。

7.2案卷目录各项目填写要求如下:

7.2.1档案室编案卷号:填写每一本目录内案卷的顺序编号。

7.2.2档案馆编案卷号:在档案室阶段不填,档案进馆时按档案馆要求填写。

7.2.3题名:抄写案卷封面上的题名。

7.2.4年度:填写卷内文件的起止时间,中间用“—”连接,年、月、日依次用8位阿拉伯数字填写,不足位补“0”。如“20090110—20090200”。

7.2.5页数:填写卷内文件的总页数。

7.2.6期限:填写卷内文件的保管期限。

7.2.7备注:填写对案卷进行说明的内容。

8、装盒

每个立档单位把组合好的案卷,按照保管期限分别整理装入档案盒。档案盒盒脊各项的填写要求如下:

8.1全宗号、目录号在档案移交时填写。

8.2年度:填写盒内案卷的起止年度,由8为阿拉伯数字表示。

8.3起止卷号:填写盒内案卷的起止卷号。

9文书档案案卷格式监制

9.1文书档案案卷的封面、封底、卷盒、卷内文件目录和备考表的监制权属于各级档案局。

9.2在卷皮封底的下部应印上“由××档案局监制”的字样。

9.3以下参照国家档案局《文书档案案卷格式》的档案盒、封面、封底、卷盒、卷内文件目录和备考表等图样。

 

图一:档案盒

图二:案卷封面

 

图三:卷内文件目录

 

卷内文件目录

 

顺序号

 

责任者

题        名

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

图四:卷内备考表

 

图五:案卷目录

                 

案  卷  号

题                          名

年度

页数

期限

备注

档案室编

档案馆编

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

图六:盒脊

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

目录号

 

年 度

 

 

厚度d=10mm

      =15mm

      =20mm

起止卷号

 

 

 

 

d

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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