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东城区文书档案归档文件质量执行标准
信息来源:档案局 发布时间:2012年12月19日

1 范围

本标准规定了归档文件整理的原则和方法。

本标准适用于机关、团体、企事业单位和其他社会组织。

本标准只适用于文书档案的整理。

2定义

2·1 归档文件

各单位在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

2·2

归档文件以件为整理单位。一般以每份文件为一件。一般文件正本与定稿为一件;正件与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;发文稿纸及有关领导重要批示或有处理结果的文件处理单与被处理文件合为一件;报表、名册、图册等,一册(本)为一件;同一年度同一主题的会议记录为一件或若干件;同一年度的简报为一件或若干件。

2·3 归档文件整理

将归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、编目组成有序体系。

3 整理原则

遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

4 质量要求

归档文件应齐全、完整,所使用的书写材料、印制材料、纸张及装订材料应符合归档要求,装订应牢固美观。字迹模糊或褪变的文件应予以复制,并附于原件后一并归档。破损页应托裱。一件档案内纸张大小应一致,纸张幅面小于标准A4型的应托裱为A4型,纸张幅面尺寸超过标准A4型的按A4型规格折叠。

5 整理方法

5·1 装订

归档文件以件为单位装订

5·2 分类

归档文件采用保管期限——年度——机构(或问题)分类法进行分类。同一全宗内应保持分类方案的稳定。即将归档文件按保管期限分为永久、长期、短期,在每一保管期限下,区分年度按问题(或机构)归档。

5·3 排列

5·3·1 根据分类方案(在同一保管期限内),在一个年度内,按机构(或问题)的相对固定顺序进行排列。如办公室、人事科、业务科;(或人事类、党群类、综合类)等。

5·3·2 同一件归档文件内的排列顺序:正本在前,定稿在后;发文(收文)稿纸、文件处理单或批办单在前,被处理文件在后;正文在前,附件在后;转发文在前,被转发文在后;原件在前,复制件在后。

5·3·3 会议记录、纪要、简报、统计报表等成套性文件,可按时间顺序集中排列。

5·4 编号

归档文件应按照分类方案,在每一保管期限下同一年度内按排列次序逐件流水编号,在文件首页上端的空白位置加盖档号章,并填写相关内容。档号章包括以下项目:全宗号、期限、年度、页数、室编件号、馆编件号、机构(问题)(见图一)。填写档号章项目时字迹材料应符合存档要求。

5·4·1 全宗号:档案馆给立档单位编制的代码。

5·4·2 年度:填写文件形成的年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年。

5·4·3 期限:即保管期限,标注归档文件保管期限的简称,永久为“永”,长期为“长”,短期为“短”。

5·4·4 件号:文件的排列顺序号,包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的具体编制方法为:在同一保管期限内,同一年度的归档文件采用阿拉伯数字从“1开始流水编号。馆编件号,在档案向区档案馆移交时按进馆要求编制。

5·4·5 页数:每一件归档文件的总页数。文件中有图文的页面为一页。当归档文件无页码时,需要编页号。一般使用阿拉伯数字,每件从“1开始流水编制,正页编在文件的右下角,反页编在文件的左下角。当归档文件上有页码时,无需重编,如多份有页码的文件为一件将各份文件的页数相加得出总页数即可。公文处理单不用编页号,只计入总页数。

5·4·6 机构(问题):填写分类方案类目的机构(问题)名称。

5·5 装盒

5·5·1归档文件应区分不同保管期限,在同一年度内按件号顺序装入档案盒,每盒装满为止,并填写档案盒封面、背脊及备考表。盒内第一份文件之前加盒内归档文件目录(格式同5·5·1归档文件目录),最后一份文件之后加备考表。

5·5·2填写档案盒面及盒脊:盒面应为全宗名称即立档单位名称。盒脊:包括全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号,编制方法参考5·4。(规格见图二)

5·5·3备考表:置于盒内文件之后,用以说明归档文件在形成、整理、归档,以及管理过程中需要说明的情况。包括盒内文件情况说明、整理人、日期。

5·5·3·1 盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、鉴定、销毁等需要说明的情况。

5·5·3·2 整理人:负责整理归档文件的人员姓名。

5·5·3·3 日期:归档文件整理完毕的日期。

5·6 编目:归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

5·6·1 归档文件目录内容设置:室编件号、馆编件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。目录上方注明全宗号、保管期限、年度、盒号(见图四)。

5·6·1·1 件号:填写室编件号,馆编件号移交进馆时填写。参见5·4·4

5·6·1·2 责任者:即公文的制发机关或其代表人。填写时应用全称或规范简称。

5·6·1·3 文号:文件的发文字号。

5·6·1·4 题名:照录文件标题。没有标题或标题过于简单不能反映公文内容的,应重拟题名并加“[ ]”,与原标题加以区别。

5·6·1·5 日期:文件的形成时间。用8位阿拉伯数字表示。

5·6·1·6 页数:填写归档文件每一件的总页数。参见5·4·5

5·6·1·7 备注:注释文件需说明的情况。

5·6·2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(即长×宽为297mm×210mm)。

5·6·3 装订归档文件目录

5·6·3·1 归档文件目录应区分不同保管期限装订成册,并编制目录封面。

5·6·3·2 归档文件目录封面应包括以下项目:全宗名称、全宗号、保管期限、起止年度、起止件号(见图五)。

 

 

 

附件:

 

 

 

图一:

 

全 宗 号

 

 

 

保管期限

 

 

 

室编件号

 

馆编件号

 

机构(问题)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

图二:

 

全宗号

 

年度

 

保管

期限

 

机构

(问题)

 

起止件

盒号

 

 

 

     

 

图三:

 

备考表

 

盒内文件情况说明

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

        整理人:

                   

 

 

 

 

 

图四:  

归 档 文 件 目 录

全宗号:        保管期限:       年度:      盒号:

 

馆编

件号

 

室编

件号

责任者

文号

题名

日期

页数

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

图五:

 

 

归档文件目录

 

全宗名称                 

全宗号    

 

 

 

                      

                                  

         起止件号          

 

 

 

 

 

 

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